La conservazione a norma di documenti, libri e registri contabili dopo il DM 17 giugno 2014
Faccio una premessa. Quando si parla di conservazione a norma (sostitutiva) di documenti, libri e registri contabili, in realtà, si discute di organizzazione. Le efficienze, i risparmi indotti e le nuove opportunità di business fanno sì che il Dottore Commercialista ed Esperto Contabile sia la persona più adatta a ricoprire l’incarico di Responsabile alla Conservazione; ruolo che egli sino ad oggi ha già rivestito per conservare i documenti, libri e registri contabili in formato cartaceo, e posto a base del rapporto fiduciario instaurato con i propri clienti.
La conservazione in formato digitale di atti, fatti, documenti giuridicamente rilevanti trova la sua regolamentazione sia in ambito amministrativo, sia civilistico e fiscale.
Nell’anno 2000, infatti, con l’emanazione del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 28.12.2000 n. 445) e, successivamente, con il Codice dell’Amministrazione Digitale,[1] (di seguito anche CAD) si inizia a parlare di documento informatico: disposizioni queste applicabili innanzitutto nei confronti della Pubblica Amministrazione, ma con un richiamo esplicito anche verso i soggetti privati.[2]
In ambito tributario la conservazione viene regolamentata a partire dal 23 gennaio 2004 con l’emanazione del Decreto del Ministro dell’Economia e Finanze titolato: “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.[3]
Dal punto di vista civilistico, invece, occorrerà attendere l’anno 2009 quando, con l’introduzione dell’art. 2215-bis c.c. “Documentazione informatica”,[4] si è completato il percorso di legalità dei documenti informatici.
Nel contempo varie circolari ministeriali e regole tecniche hanno sopperito alle richieste interpretative di risoluzione di aspetti pratici avanzate dagli operatori economici.[5]
È con l’entrata in vigore del nuovo DM 17.6.2014 titolato: “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005” che viene finalmente fatta chiarezza sulle modalità di messa in conservazione dei documenti[6] e semplificato tutto l’iter procedimentale con un esplicito richiamo alle norme del Codice Civile e del Codice dell’Amministrazione Digitale, confermando la volontà del legislatore di integrazione delle discipline amministrativa, civilistica e tributaria.
Coloro che si basavano sul fatto che la normativa non fosse chiara, completa e semplice per non metterla in pratica ora dovranno ricredersi.
L’analisi del predetto decreto evidenzierà le caratteristiche della conservazione a norma dei documenti, libri e registri contabili nonché i compiti stabiliti in capo al Responsabile della Conservazione ed il contenuto del manuale della conservazione. Si passerà quindi all’analisi della normativa civilistica nonché all’organizzazione ed ai benefici indotti dall’avvio del processo di conservazione sostitutiva a norma.
INDICE
La dematerializzazione dei documenti analogici
La conservazione dal punti di vista civilistico
Il responsabile della conservazione
Il manuale della conservazione
LE DEFINIZIONI
Occorre innanzitutto fare chiarezza su quali siano le definizioni stabilite dal legislatore in tema di conservazione a norma; l’art.1 del DM 17.6.2014 fa un esplicito rimando a quelle indicate nel CAD ed ai vari decreti attuativi emanati.
In particolare, la differenza tra documento informatico e documento analogico[7] sta nel fatto che per una lettura del primo occorre l’intervento di un elaboratore elettronico (computer) che elabori i singoli BIT[8] contenuti all’interno di un file per poi rappresentarli a video in forma leggibile per l’occhio umano, mentre il secondo è leggibile direttamente dall’occhio umano (si pensi ad un semplice foglio di carta).
Altra importante definizione è quella tra documento analogico originale UNICO e documento analogico NON UNICO.[9] Dall’analisi della definizione di documento analogico originale non unico è possibile risalire, per esclusione, a quella di documento analogico originale unico. Per il CAD un documento originale non unico è quel documento al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti la cui conservazione sia obbligatoria anche se in possesso di terzi.
La circolare Agenzia Entrate 6.12.2006 n. 36 ha ulteriormente chiarito questa definizione nel modo seguente: “un documento è originale non unico quando indifferentemente:
- deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto;
- deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori;
- il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi”.
Per la prima definizione anzidetta, documento analogico non unico è, ad esempio, la fattura emessa da un operatore economico, che poi sarà annotata per legge nel registro fatture emesse e, se la controparte è soggetto passivo IVA, allora quest’ultimo dovrà registrare la predetta fattura nel registro IVA fatture ricevute (seconda definizione ut supra).
L’ultimo punto si riferisce, ad esempio, al libro giornale di una banca, dove sono riportati tutti i movimenti dell’estratto conto bancario dell’operatore economico: l’estratto conto bancario è, quindi, un documento originale non unico.
Facendo una breve riflessione sui documenti, libri e registri contabili presenti in azienda o nello studio professionale risulta alquanto evidente che nella maggior parte dei casi già almeno il 90% dei documenti posseduti sono originali non unici.
La differenza tra documento originale unico e non unico non è di poco conto e va ad impattare con il procedimento di messa in conservazione a norma, infatti l’art. 4 del DM 17.6.2014 al secondo comma prevede l’intervento di un pubblico ufficiale (notaio) per attestare, ai fini fiscali, la conformità all’originale della copia per immagine del documento analogico originale unico.
LE CARATTERISTICHE
Ai fini fiscali, l’art. 2 del DM 17.6.2014 richiama sia l’art. 71 del DLgs. 82/2005 in materia di regole tecniche di conservazione[10] (entrate in vigore l’11.4.2014) sia l’art. 21 comma 3 del DPR 633/1972 in materia di fatturazione elettronica.[11]
Il rispetto delle predette norme e prassi deve essere garantito durante tutta la vita del documento informatico, dalla formazione alla emissione, dalla trasmissione alla conservazione, dalla copia alla duplicazione, dalla riproduzione alla esibizione e dalla validazione temporale[12] alla sottoscrizione.[13]
Le caratteristiche che devono assumere i documenti informatici sono le seguenti:
immodificabilità: il documento non può subire alterazioni di alcun tipo;
integrità: il contenuto non può subire modifiche;
autenticità: occorre un riferimento univoco tra chi ha creato il file ed il documento medesimo, in modo che non possano esserci dubbi sulla provenienza dello stesso da parte dei terzi;
leggibilità: garanzia di leggibilità del documento informatico da parte dell’occhio umano.
Occorre quindi che la conservazione, di cui infra, garantisca questi requisiti con un sistema che sia il più affidabile possibile in termini di sicurezza logica e fisica dei dati immagazzinati, di organizzazione degli stessi, di reperibilità delle informazioni, di salvataggio e ripristino dei file con un controllo assiduo di accesso autorizzato agli stessi nonché di coerenza della struttura del dato. Il sistema dovrà anche renderne possibile la duplicazione e la copia al fine di permettere sia il trasferimento dei file sia la loro rappresentazione in un formato leggibile da parte dei nuovi software evoluti, garantendone la conformità di contenuto al precedente documento archiviato nonostante una loro differente rappresentazione informatica.
Le regole tecniche stabiliscono degli specifici formati dei documenti informatici[14] ed il decreto lascia massima autonomia al Responsabile della Conservazione nella scelta dei richiamati formati o nell’adozione di nuovi, garantendo in ogni caso i predetti requisiti e motivandone la scelta nel manuale della conservazione.
Inoltre, l’art. 5 del DM 17.6.2014 prevede degli obblighi di comunicazione e di esibizione da parte di chi effettua la conservazione a norma; in particolare:
occorre comunicare all’Agenzia delle Entrate la messa in conservazione a norma dei documenti e registri contabili mediante indicazione di tale modalità nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento;[15]
in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile (eventualmente anche in formato cartaceo) presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione dei predetti documenti.
Con appositi provvedimenti delle competenti Agenzie fiscali, i documenti conservati potranno essere esibiti anche per via telematica.
Particolare attenzione deve essere posta per l’assolvimento – ove dovuto – dell’imposta di bollo che, rispetto alla precedente normativa, ha ottenuto la migliore semplificazione auspicabile.
L’art. 6 del DM 17.6.2014 prevede, infatti, che il pagamento avvenga con modalità esclusivamente telematica tramite modello di pagamento unificato entro il termine di centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio.
L’imposta è conteggiata ogni 2.500 registrazioni[16] o frazioni di esse nella misura attualmente in vigore di Euro 16,00.
Ipotizzando di dover mettere a confronto l’attuale norma in materia di imposta di bollo per il libro giornale con quanto previsto per il medesimo libro tenuto in modalità cartacea, nella tabella seguente è quantificato il risparmio in termini di minore imposta.
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|
Bollato contabilità su carta |
Conservazione sostitutiva | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
pagine |
n° marche |
bollo |
n° registrazioni |
n° marche |
bollo |
differenza |
|
227 |
3 |
€ 48 |
2384 |
2 |
€ 32 |
-16 |
|
533 |
6 |
€ 96 |
5597 |
3 |
€ 48 |
-48 |
|
1813 |
19 |
€ 304 |
19037 |
9 |
€ 144 |
-160 |
|
4334 |
44 |
€ 704 |
45507 |
19 |
€ 304 |
-400 |
|
10000 |
101 |
€ 1.616 |
105000 |
43 |
€ 688 |
-928 |
|
25000 |
251 |
€ 4.016 |
262500 |
106 |
€ 1.696 |
-2.320 |
……………………………………………………………………………………………………..
Ulteriore semplificazione è prevista per le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo:[17] anziché indicare il numero di autorizzazione, così come previsto dall’art. 15 del DPR 642/1972, occorre riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi dell’art. 6 del DM 17.6.2014.
LE MODALITÀ DI CONSERVAZIONE
Per far sì che in ambito tributario un documento informatico sia regolarmente conservato occorre che siano rispettate le norme del codice civile,[18] del CAD, delle regole tecniche e delle altre norme tributarie. Inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi dei seguenti parametri: cognome; nome; denominazione; codice fiscale; partita IVA; data; associazioni logiche dei medesimi.
Ai sensi dell’art. 3 comma 1 lett. b) del DM 17.6.2014, le Agenzie fiscali, con appositi regolamenti, potranno prevedere ulteriori funzioni e chiavi di ricerca.
Il processo di conservazione termina con l’apposizione di un riferimento temporale[19] opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione e deve essere effettuato entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi relativa all’annualità oggetto di conservazione.[20]
Particolare rilievo assume la novità contenuta in quest’ultima affermazione perché è stato allineato il termine di messa in conservazione delle fatture elettroniche a tutti gli altri documenti, libri e registri contabili, diversamente da quanto stabilito con il DM 23.1.2004 abrogato, in cui erano previsti tempi molto ristretti (15 giorni dalla loro emissione).
LA DEMATERIALIZZAZIONE
DEI DOCUMENTI ANALOGICI
Ai sensi dell’art. 4 del DM 17.6.2014, la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico[21] di documenti e scritture analogici avviene ai sensi del comma 3 dell’art. 22 del DLgs. 82/2005 (nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del medesimo) ed hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta. Tale procedimento termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata,[22] della firma digitale[23] ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.
La conservazione avviene con le medesime modalità descritte al paragrafo precedente.
Come accennato in precedenza, nel caso si debba dematerializzare un documento analogico originale unico occorrerà la presenza di un pubblico ufficiale o di un notaio secondo quanto stabilito all’art. 22 comma 2 del CAD.
Una volta completata la procedura di conservazione dei documenti analogici sarà possibile procedere alla loro distruzione.
Nella tabella seguente è riprodotta schematicamente la logica del processo di conservazione a norma.
………………………………………………………………………………………………………
|
1° |
2° |
3° |
4° |
|---|---|---|---|
| Documento iniziale | Creazione documento informatico
(art. 4 DM 17.6.2014) |
Attività di indicizzazione | Conclusione del processo di conservazione |
|
Documento Analogico* |
Scansione (o attività equivalente) |
Predisposizione del database per le funzioni di ricerca |
Conservazione a norma |
|
Documento informatico (art. 3 DM 17.6.2014) |
|||
* Se originale unico occorrerà l’intervento di pubblico ufficiale.
………………………………………………………………………………………………………
La necessità di rendere più efficiente il processo di acquisizione[24] dei documenti analogici per trasformarli in digitali ha portato nel 2009 l’Agenzia Entrate all’emanazione della risoluzione n. 158 in risposta ad una istanza di interpello nella quale si domandava se fosse stato possibile portare direttamente in conservazione lo spool di stampa[25] generato dal programma gestionale anziché provvedere alla stampa del documento/registro ed alla successiva acquisizione mediante scanner.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che “[…] trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta. […] ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.
LA CONSERVAZIONE DAL PUNTO
DI VISTA CIVILISTICO
Da una lettura dell’art. 2215-bis c.c. – così come modificato dall’art. 6 comma 2 del DL 13.5.2011 n. 70, convertito in L. 12.7.2011 n. 106 – è possibile ritrovare molte affinità con le disposizioni del DM 17.6.2014 a partire dall’ultimo comma del 2215-bis, nel quale è stabilito che il termine di conservazione dei libri e registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizioni tributarie è il medesimo previsto dalla predetta normativa.
Se in passato potevano esserci alcuni dubbi sulla correttezza civilistica della scelta di conservare digitalmente le scritture contabili, oggi non ve ne sono più.
Inoltre, con l’abolizione dell’obbligo di vidimazione annuale prima e di vidimazione iniziale poi, nel corso dell’ultimo decennio il valore probatorio delle scritture contabili (tenute in forma cartacea) si era molto affievolito e, in molti casi, alcuni imprenditori si erano proprio visti negare dal giudice l’emanazione di un decreto ingiuntivo per recupero somme.
Oggi il quinto comma dell’art.2215-bis c.c. restituisce “valore probatorio” alle scritture contabili tenute in formato digitale, ai sensi degli artt. 2709 e 2710 c.c. In tal caso, così come previsto dal terzo comma dell’articolo in esame, occorrerà che il Responsabile della Conservazione si faccia rilasciare delega dall’imprenditore per la firma dei libri e registri contabili. In tale contesto, la figura del Dottore Commercialista quale Responsabile della Conservazione a norma di libri e registri contabili è lo sbocco naturale di quell’attività che già oggi compie quale delegato alla tenuta delle scritture contabili dell’imprenditore nonché responsabile della conservazione dei libri e registri contabili tenuti in formato cartaceo.
IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
Con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche di conservazione descritte nel DPCM 3.12.2013,[26] il legislatore ha posto l’obiettivo di standardizzare con regole uniformi e chiare i sistemi di conservazione allo scopo di semplificare ed agevolare i processi di interrogazione, interoperabilità e trasportabilità dei documenti archiviati.
Per fare questo, insieme al decreto, sono stati approvati anche 5 allegati (tutti oggetto di aggiornamento periodico da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale) che, nello specifico, trattano dei seguenti argomenti:
l’allegato 1 è il glossario contenente tutte le definizioni dei termini utilizzati;
l’allegato 2 indica i formati dei file che possono essere utilizzati nel sistema di conservazione;
allegato 3 è relativo agli standard tecnici di riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici;
l’allegato 4 descrive le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione;
l’allegato 5 è relativo ai metadati.
Rimandando il lettore alla lettura dei predetti allegati per un approfondimento degli aspetti tecnici, qui di seguito vengono descritte le caratteristiche e le figure che formano l’insieme del sistema di conservazione.
Innanzitutto le regole tecniche definiscono tre soggetti con ruoli e responsabilità ben distinte; l’art. 6 del DPCM 3.12.2013, infatti, prevede le figure del produttore, dell’utente e del Responsabile della Conservazione.
Il produttore è quella persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento[27] ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Può essere interno od esterno al sistema di conservazione.[28]
L’utente è quella persona fisica o giuridica, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse. Può essere interno od esterno al sistema di conservazione.
È quel soggetto titolato a richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti (anche da remoto).[29] Le informazioni verranno fornite dal sistema di conservazione attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva, secondo le modalità riportate e descritte nel manuale della conservazione.
Il Responsabile della Conservazione ha la “regia” di tutto il sistema di conservazione, infatti:
definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione;
ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;
può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.
L’obiettivo delle regole tecniche di conservazione de quo è quello di ben definire come debbano essere archiviati, conservati ed estratti (distribuiti) i singoli file/BIT oggetto di archiviazione, disinteressandosi di quale sistema software o hardware è utilizzato allo scopo.
Infatti, l’art. 3 del DPCM 3.12.2013 prevede che il sistema di conservazione deve assicurare “[…] la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati […]:
a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati [allegato 5 citato, n.d.a]
b) i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati […], contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione documentale”.
Il sistema di conservazione dovrà garantire per tutto il periodo di conservazione (almeno decennale) dalla presa in carico da parte del produttore e fino all’eventuale scarto, i seguenti requisiti, già in parte trattati:
autenticità;
integrità;
affidabilità;
leggibilità;[30]
reperibilità.[31]
La logica di funzionamento del sistema di conservazione prevede quindi la creazione di un pacchetto di versamento da parte del produttore che viene trasmesso al Sistema di Conservazione. Il Sistema, prendendo in carico il pacchetto, procede a verificare che il pacchetto di versamento e gli oggetti in esso contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione. Se le verifiche riscontreranno delle anomalie, il Sistema rifiuterà il pacchetto.
Superata questa prima verifica, il sistema genera un rapporto di versamento[32] contenente uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale ed una o più impronte[33] del pacchetto di versamento.
Il Sistema quindi genera il pacchetto di archiviazione[34] insieme ad una indicizzazione dello stesso – così come previsto nell’allegato 4[35] – che è firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione nel rispetto di quanto indicato nel manuale della conservazione.
Il Responsabile della Conservazione mette poi a disposizione le informazioni richieste dall’utente mediante un pacchetto di distribuzione, firmato digitalmente dal Responsabile stesso, se stabilito nel manuale.
Decorsi i termini di legge previsti per l’archiviazione, il Sistema predispone lo scarto del pacchetto di archiviazione, dandone informativa al produttore.
IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
Dalla lettura sin qui condotta traspare la centralità della figura del Responsabile della Conservazione rispetto a tutto il sistema di conservazione e data l’importanza dei documenti, libri e registri contabili delle imprese da portare in conservazione, risulta quasi naturale attribuire questa mansione o al CFO interno all’impresa, se esistente, oppure al Dottore Commercialista, esperto sia in materia contabile sia legale (eventualmente già tenutario delle scritture contabili). A parte quegli aspetti di natura prettamente tecnico-informatica (e comunque ben specificati dalla norma) che possono essere eventualmente analizzati con l’ausilio di un esperto informatico, l’art. 6 comma 6 del DPCM 3.12.2013 attribuisce al Responsabile della Conservazione, sotto la propria responsabilità, la possibilità di delegare lo svolgimento del processo di conservazione – in tutto od in parte – “ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate”. Naturalmente “tale delega” deve essere “formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato”.
Nel dettaglio, queste funzioni sono elencate nell’art. 7 delle regole tecniche, le quali prevedono che il Responsabile della Conservazione:
definisca le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare;
gestisca il processo di conservazione e ne garantisca nel tempo la conformità alla normativa vigente;
generi il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
generi e sottoscriva il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
effettui il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
assicuri la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotti misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotti analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
provveda alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
adotti le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
assicuri la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
assicuri agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
provveda, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
predisponga il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne curi l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Come accennato in precedenza, tutte o parte di queste mansioni possono essere delegate a terzi, ma ciò non esime il Responsabile della Conservazione dalla culpa in eligendo o dalla culpa in vigilando. L’atto di delega dovrà pertanto essere redatto in maniera dettagliata andando a regolamentare tutte le fasi del processo di conservazione e le modalità con cui verranno effettuate le comunicazioni tra le parti.
Il Responsabile della Conservazione effettuerà poi una attività periodica di audit sulla corretta applicazione da parte del delegato delle disposizioni impartite nel manuale della conservazione e sugli SLA (Service Level Agreement) da questo dichiarati.
Inoltre, ai sensi dell’art. 29 del DLgs. 30.6.2003 n. 196, il soggetto esterno a cui è affidato il sistema di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati personali; tale designazione dovrà essere fatta per iscritto. Allo scopo di limitare il più possibile le responsabilità è consigliabile compilare una check list di verifica dell’adozione, da parte del delegato, delle misure minime di sicurezza così come previste dall’allegato B del predetto decreto.
Infine, nell’eventuale contratto di outsourcing del servizio di conservazione occorrerà anche specificare che i dati trattati dovranno risiedere in datacenter situati nel territorio italiano.[36]
IL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
Il manuale della conservazione, la cui redazione era vivamente consigliata fino al 10 aprile 2014, è stato reso obbligatorio dall’art. 8 del DPCM 3.12.2013.
È un documento operativo (in solo formato digitale) con il quale si descrivono – in modo dettagliato – i processi che vengono attuati per procedere all’archiviazione e alla conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale, fornendo la descrizione delle architetture e delle infrastrutture informatiche utilizzate nel processo.
Il manuale – la cui redazione è demandata al Responsabile della Conservazione – deve contenere i seguenti requisiti minimi:
i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione;
le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
I BENEFICI
Passare al digitale comporta dei notevoli vantaggi sia in termini di minori costi, sia di una migliore struttura organizzativa ed efficienza dei processi, ma non solo.
Prendendo ad esempio in considerazione l’obbligo imposto dal legislatore[37] ai fornitori della Pubblica Amministrazione di trasmettere unicamente fatture in formato elettronico, la struttura del documento medesimo che è stata prevista dal regolamento attuativo è quella dell’eXtensible Markup Language (XML). Questo particolare tipo di formato del file permette una elaborazione diretta del contenuto della fattura medesima. Man mano che il sistema si svilupperà (dal 31 marzo 2015 l’obbligo è esteso a tutti gli uffici della PA destinatari di fatture elettroniche)[38] e più operatori saranno interessati a dover emettere fatture verso la PA,[39] il formato strutturato potrà diventare lo standard anche per le fatturazioni tra soggetti commerciali privati (B2B) e ciò consentirà di inserire automaticamente in contabilità sia le fatture del ciclo attivo sia quelle del ciclo passivo. In questo caso i vantaggi sono ancora più evidenti perché viene eliminato tutto il tempo impiegato per il data-entry (attività a basso valore aggiunto), passando direttamente a quello della verifica della corretta imputazione contabile e assoggettabilità IVA. In questo modo verranno a liberarsi risorse interne da poter destinare ad altre mansioni più remunerative e ad offrire servizi migliori alla clientela, fidelizzandola.
Oltre ai benefici descritti la conservazione a norma comporta molte altre opportunità di miglioramento dell’efficienza e di incremento del fatturato.
L’impresa, osservando l’obbligo dell’emissione di fatture elettroniche per forniture di beni o servizi verso la Pubblica Amministrazione, può infatti cogliere l’opportunità di rivedere i processi interni di produzione del predetto documento; gestendo la fattura in solo formato elettronico strutturato può risparmiare fino a 7,00 euro a fattura.[40] Se poi si considera di gestire elettronicamente tutto il ciclo dall’ordine al pagamento i risparmi indotti assumono valori ben più alti. Ovviamente occorrerà fare leva anche sul principio della integrazione ovvero di quell’attività volta a fare in modo che tutto il processo logico/documentale sia integrato nei processi aziendali sia interni sia verso i clienti e i fornitori, partendo dall’ordine, passando per la consegna (documento di trasporto) per arrivare alla fattura ed al successivo pagamento.
Il dato, inserito una sola volta, viene poi gestito nelle fasi di vita del ciclo attivo (ad esempio), determinando una riduzione drastica sia dei tempi nei passaggi intermedi da un reparto ad un altro, sia dei tempi autorizzatori nonché di emissione ed incasso della fattura. Errori quali la mancata emissione nei termini di un flusso RID o di una ricevuta bancaria possono determinare ritardi negli incassi, senza considerare la mancata ricezione per posta ordinaria della fattura cartacea.
Ordini, conferme d’ordine, avvisi di spedizione, documenti di trasporto, fatture, avvisi di pagamento, ricevute, ecc., verranno scambiati e visualizzati in solo formato elettronico per poi essere conservati ai sensi di legge, senza più avere armadi colmi di documentazione cartacea.
Per i Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili è possibile cogliere delle nuove opportunità di lavoro e di fidelizzazione della clientela, con attività quali quelle di:
intermediari abilitati: tranne che per i casi di società di grandi dimensioni, i restanti fornitori della P.A. sono rappresentati da aziende di piccole e piccolissime dimensioni che avranno bisogno di qualcuno che effettui il servizio di spedizione telematica della fattura elettronica per loro conto.[41] Trattasi di una attività di cui gli studi professionali sono oramai avvezzi ed in grado di fare già da subito;
consulenza organizzativa: i Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili conoscono le realtà organizzative di ogni singolo cliente e sono in grado di rispondere con immediatezza ed efficacemente alle esigenze di rimodellamento dell’organizzazione interna di questi;
analisi e rielaborazione dei flussi informativi ricevuti (in xml): ad esempio, predisponendo alla propria clientela dei prospetti di andamento economico-patrimoniale mensili/trimestrali o per flussi finanziari di periodo e prospettici;
formazione: gli studi professionali possono organizzare corsi formativi al personale interno della propria clientela al fine di spiegare le novità normative in atto, le peculiarità degli hardware e dei software da implementare, le modalità organizzative da attuare, i benefici della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva;
consulenza contrattuale: consulenza alla clientela per la redazione dei contratti con i fornitori dei servizi di conservazione sostitutiva;
responsabili della conservazione sostitutiva: in un momento particolare di congiuntura economica come quello attuale – che non ha risparmiato neppure gli studi professionali – il Dottore Commercialista può diventarne protagonista mediante l’attivazione di un sistema di conservazione sostitutiva (per sé e per conto dei propri clienti) e l’assunzione del ruolo di Responsabile della Conservazione;
redattori del manuale della conservazione: ai sensi dell’art. 8 delle nuove regole tecniche del 3.12.2013 entrate in vigore l’11.4.2014, i Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili possono proporsi quali redattori del manuale della conservazione ma non solo; possono anche fornire consulenza in materia di privacy stante il riferimento esplicito al rapporto che deve instaurarsi tra il Responsabile della Conservazione e quello della Sicurezza dei dati (art. 12 del DPCM 3.12.2013).
CONCLUSIONI
Nel mese di gennaio 2013 è stato pubblicato dall’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano il “Quaderno del fare…Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva”, frutto della ricerca condotta in vari studi di Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di tutta Italia.
I risultati sono sorprendenti: la gestione della contabilità e delle dichiarazioni dei redditi, attività ad elevata intensità manuale e di consumo di carta, assorbono più del 60% del tempo impiegato in studio. L’Osservatorio ha stimato che – con il processo di conservazione (sostitutiva) a regime – per uno studio che ha un volume d’affari di circa Euro 50.000,00 e che registra 13.000 fatture, il risparmio minimo è pari al 20% del fatturato.
Come si è avuto modo di leggere nel presente elaborato, l’evoluzione tecnologico-normativa è improntata verso la digitalizzazione dei processi e dei documenti. La stessa Agenzia per l’Italia Digitale partecipa al progetto “CloudforEurope”, finanziato dalla Commissione europea nell’ambito del programma quadro per la ricerca e l’innovazione (FP7), mantenendo la leadership di progetto.
Il Governo italiano in più riprese ha dimostrato l’importanza dell’innovazione tecnologica quale motore di sviluppo per far ripartire l’economia e di come i professionisti possono, attraverso l’innovazione, supportare la Pubblica Amministrazione e le imprese.
Pensare di continuare ad utilizzare i mezzi già a disposizione e la consolidata organizzazione interna per evitare di affrontare gli stravolgimenti necessari che l’innovazione tecnologica impone, è la cosa più sbagliata che si possa fare. La decisione non è sicuramente facile ma necessaria per diventare nuovamente competitivi e per partecipare,
[1] DLgs. 7.3.2005 n. 82 e succ. mod.
[2] Art. 2 co. 3 del DLgs. 7.3.2005 n. 82: “Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40 , 43 e 44 del capo III, nonché al capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell’articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , e successive modificazioni”.
[3] Il DM 23.1.2004 è stato abrogato dall’art. 7 co. 2 del DM 17.6.2014, pubblicato in G.U. 26.6.2014 n. 146, a decorrere dal 27.6.2014. Le disposizioni continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del citato DM 17.6.2014.
[4] Art. 16 co. 12-bis del DL 29.11.2008 n. 185, conv. L. 28.1.2009 n. 2 e art. 6 co. 2 del DL 13.5.2011 n. 70, conv. L. 12.7.2011 n. 106.
[5] Circolare CNIPA n.11/2004; circolare Agenzia Entrate 6.12.2006 n. 36 (definizioni); risoluzione Agenzia Entrate 9.7.2007 n. 161 (imposta di bollo); risoluzione Agenzia Entrate 15.6.2009 n. 158 (memorizzazione); provv. Direttore Agenzia Entrate 25.10.2010 n. 143663 (documenti ed estensione validità temporale impronte); circolare Agenzia Entrate 29.2.2012 n. 5 (imposta di bollo); circolare Agenzia Dogane 12.11.2012 n. 16 (telematizzazione delle operazioni doganali); risoluzione Agenzia Entrate 25.3.2013 n. 19 (CMR elettronico per op. intracomunitarie); circolare Min. Economia e Finanze e Presidenza del Consiglio dei Ministri 31.3.2014 n. 1 (interpretativa in tema di FE PA); circolare Agenzia Entrate 24.6.2014 n. 18, in materia di fatturazione elettronica.
[6] Risultava necessario un adeguamento all’evoluzione tecnico-normativa avvenuta nel corso dei questi ultimi dieci anni.
[7] Art.1 lett. p) e p-bis) del DLgs. 82/2005: “documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”; “documento analogico: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
[8] Un bit è una cifra binaria, (in inglese “binary digit”) ovvero uno dei due simboli del sistema numerico binario, classicamente chiamati zero (0) e uno (1) (fonte wikipedia).
[9] Art.1 lett. v) del DLgs. 82/2005: “originali non unici: i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.
[10] DPCM 3.12.2013.
[11] Oggetto di nuova interpretazione da parte della circolare Agenzia Entrate n. 18/2014, cit.
[12] Art. 1 lett. bb) del DLgs. 82/2005: “validazione temporale: il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi”.
[13] Si intende sottoscrizione digitale.
[14] All. 2 al DPCM 3.12.2013: PDF – PDF/A – JPG – Office Open XML (OOXML) – Open Document Format – eXtensible Markup Language (XML) – TXT – Formati messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME).
[15] Obbligo di fatto semplificato rispetto alla comunicazione preventiva prevista dalla precedente normativa.
[16] Una registrazione contabile è da intendersi quale semplice versamento in banca di denaro contante piuttosto che una più complessa registrazione di apertura e chiusura dei conti che, anche se costituente molte pagine di libro giornale fanno sempre riferimento ad una unica registrazione.
[17] Marca da bollo da Euro 2,00 per operazioni esenti/non imponibili/non soggette superiori ad Euro 77,46.
[18] Art. 2215 c.c. e ss.
[19] Riferimento temporale: è l’informazione, contenente data e ora, associata ad un documento informatico. L’operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso. Ciò significa che il responsabile della conservazione deve garantire che la data e l’ora siano apposte in maniera precisa e corretta, per esempio, facendo ricorso alla sincronizzazione del sistema con cui si opera con appositi sistemi di apposizione del riferimento temporale, tramite l’utilizzo di speciali software che via internet permettono di sincronizzare – ad intervalli di pochi secondi – l’orologio del sistema di conservazione con NPT server web (Network Time Protocol www.ntp.org), in grado di certificare la data e l’ora con assoluta precisione (v. anche Istit. Naz.le di Ricerca Metrologica www.inrim.it).
[20] Termine di cui all’art.7 c.4-ter, DL 10 giugno 1994 n.357 conv. L. 4 agosto 1994 n.489.
[21] Procedimento di scansione del documento cartaceo mediante creazione di documento informatico.
[22] Art.1 lett. r) e q-bis) del DLgs. 82/2005: “firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma”; “firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”.
[23] Art. 1 lett. s) del DLgs. 82/2005: “firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
[24] Tramite scansione del documento cartaceo.
[25] Spool di stampa o “coda” di stampa è un acronimo per simultaneous peripheral operations on-line. Si riferisce allo spostamento di un’immagine dei lavori da svolgere o da trasmettere a un altro dispositivo.
[26] Titolato “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e pubblicato in G.U. 12.3.2014 n. 59 – S.O. n. 20.
[27] Definizione di pacchetto di versamento da all. 1 – Glossario: “pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione”.
[28] Ad esempio, la software house che predispone le fatture e i registri contabili dell’impresa da porre in conservazione.
[29] Ad esempio, la Guardia di Finanza che deve procedere ad ispezioni e controlli sui libri e documenti contabili posti in conservazione digitale oppure l’impresa stessa che deve prendere visione di un registro IVA, ecc.
[30] Definizioni da all. 1 – Glossario: “autenticità: caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico; integrità: insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato; affidabilità: caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico; leggibilità: insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti”.
[31] Reperibilità: la capacità del sistema di conservazione di mettere a disposizione dell’utente i documenti informatici che ha richiesto tutti i giorni, 24 ore su 24.
[32] Definizioni da all. 1 – Glossario: il rapporto di versamento è quel “documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore”.
[33] Definizioni da all. 1 – Glossario: impronta: “la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash; Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti; evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica”.
[34] Definizioni da all. 1 – Glossario: pacchetto di archiviazione: “pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione; pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta”.
[35] Indice del pacchetto di archiviazione: “è l’evidenza informatica associata ad ogni Pacchetto di Archiviazione, contenente un insieme di informazioni articolate come descritto nel seguito. Deve essere corredato da un riferimento temporale e dalla firma digitale o firma elettronica qualificata del soggetto che interviene nel processo di produzione del pacchetto di archiviazione. La struttura fa riferimento allo standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (UNI 11386:2010)”.
[36] Solo nel caso di conservazione delle fatture elettroniche la normativa tributaria prevede la possibilità di trasferire all’estero tali documenti ma solamente se con tale Paese esistono strumenti giuridici che disciplinano la reciproca assistenza (rif. circolare Agenzia Entrate 19.10.2005 n. 45).
[37] Art.1 co. da 209 a 214 della L. 244/2007.
[38] Circa 21.000.
[39] Circa 2 milioni di fornitori.
[40] “Quaderno del fare…Fatturazione elettronica verso la PA”, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management Politecnico di Milano, maggio 2013.
[41] Dal 6.6.2014, ad esempio, l’idraulico che corre a riparare una perdita d’acqua ad una scuola statale se vorrà vedere onorate le proprie prestazioni, dovrà inviare una fattura in formato xml, l’avvocato che effettua gratuito patrocinio dovrà emettere parcella al Tribunale/Corte d’appello in formato xml e così il carrozziere che ripara le auto dei Carabinieri, ecc.
|
Bollato contabilità su carta |
Conservazione sostitutiva | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
pagine |
n° marche |
bollo |
n° registrazioni |
n° marche |
bollo |
differenza |
|
227 |
3 |
€ 48 |
2384 |
2 |
€ 32 |
-16 |
|
533 |
6 |
€ 96 |
5597 |
3 |
€ 48 |
-48 |
|
1813 |
19 |
€ 304 |
19037 |
9 |
€ 144 |
-160 |
|
4334 |
44 |
€ 704 |
45507 |
19 |
€ 304 |
-400 |
|
10000 |
101 |
€ 1.616 |
105000 |
43 |
€ 688 |
-928 |
|
25000 |
251 |
€ 4.016 |
262500 |
106 |
€ 1.696 |
-2.320 |
Ulteriore semplificazione è prevista per le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo:[17] anziché indicare il numero di autorizzazione, così come previsto dall’art. 15 del DPR 642/1972, occorre riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi dell’art. 6 del DM 17.6.2014.
3. Le modalità di conservazione
Per far sì che in ambito tributario un documento informatico sia regolarmente conservato occorre che siano rispettate le norme del codice civile,[18] del CAD, delle regole tecniche e delle altre norme tributarie. Inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi dei seguenti parametri: cognome; nome; denominazione; codice fiscale; partita IVA; data; associazioni logiche dei medesimi.
Ai sensi dell’art. 3 comma 1 lett. b) del DM 17.6.2014, le Agenzie fiscali, con appositi regolamenti, potranno prevedere ulteriori funzioni e chiavi di ricerca.
Il processo di conservazione termina con l’apposizione di un riferimento temporale[19] opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione e deve essere effettuato entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi relativa all’annualità oggetto di conservazione.[20]
Particolare rilievo assume la novità contenuta in quest’ultima affermazione perché è stato allineato il termine di messa in conservazione delle fatture elettroniche a tutti gli altri documenti, libri e registri contabili, diversamente da quanto stabilito con il DM 23.1.2004 abrogato, in cui erano previsti tempi molto ristretti (15 giorni dalla loro emissione).
4. La dematerializzazione dei documenti analogici
Ai sensi dell’art. 4 del DM 17.6.2014, la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico[21] di documenti e scritture analogici avviene ai sensi del comma 3 dell’art. 22 del DLgs. 82/2005 (nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del medesimo) ed hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta. Tale procedimento termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata,[22] della firma digitale[23] ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.
La conservazione avviene con le medesime modalità descritte al paragrafo precedente.
Come accennato in precedenza, nel caso si debba dematerializzare un documento analogico originale unico occorrerà la presenza di un pubblico ufficiale o di un notaio secondo quanto stabilito all’art. 22 comma 2 del CAD.
Una volta completata la procedura di conservazione dei documenti analogici sarà possibile procedere alla loro distruzione.
Nella tabella seguente è riprodotta schematicamente la logica del processo di conservazione a norma.
|
1° |
2° |
3° |
4° |
|---|---|---|---|
| Documento iniziale | Creazione documento informatico
(art. 4 DM 17.6.2014) |
Attività di indicizzazione | Conclusione del processo di conservazione |
|
Documento Analogico* |
Scansione (o attività equivalente) |
Predisposizione del database per le funzioni di ricerca |
Conservazione a norma |
|
Documento informatico (art. 3 DM 17.6.2014) |
|||
* Se originale unico occorrerà l’intervento di pubblico ufficiale.
La necessità di rendere più efficiente il processo di acquisizione[24] dei documenti analogici per trasformarli in digitali ha portato nel 2009 l’Agenzia Entrate all’emanazione della risoluzione n. 158 in risposta ad una istanza di interpello nella quale si domandava se fosse stato possibile portare direttamente in conservazione lo spool di stampa[25] generato dal programma gestionale anziché provvedere alla stampa del documento/registro ed alla successiva acquisizione mediante scanner.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che “[…] trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta. […] ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.
5. La conservazione dal punti di vista civilistico
Da una lettura dell’art. 2215-bis c.c. – così come modificato dall’art. 6 comma 2 del DL 13.5.2011 n. 70, convertito in L. 12.7.2011 n. 106 – è possibile ritrovare molte affinità con le disposizioni del DM 17.6.2014 a partire dall’ultimo comma del 2215-bis, nel quale è stabilito che il termine di conservazione dei libri e registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizioni tributarie è il medesimo previsto dalla predetta normativa.
Se in passato potevano esserci alcuni dubbi sulla correttezza civilistica della scelta di conservare digitalmente le scritture contabili, oggi non ve ne sono più.
Inoltre, con l’abolizione dell’obbligo di vidimazione annuale prima e di vidimazione iniziale poi, nel corso dell’ultimo decennio il valore probatorio delle scritture contabili (tenute in forma cartacea) si era molto affievolito e, in molti casi, alcuni imprenditori si erano proprio visti negare dal giudice l’emanazione di un decreto ingiuntivo per recupero somme.
Oggi il quinto comma dell’art.2215-bis c.c. restituisce “valore probatorio” alle scritture contabili tenute in formato digitale, ai sensi degli artt. 2709 e 2710 c.c. In tal caso, così come previsto dal terzo comma dell’articolo in esame, occorrerà che il Responsabile della Conservazione si faccia rilasciare delega dall’imprenditore per la firma dei libri e registri contabili. In tale contesto, la figura del Dottore Commercialista quale Responsabile della Conservazione a norma di libri e registri contabili è lo sbocco naturale di quell’attività che già oggi compie quale delegato alla tenuta delle scritture contabili dell’imprenditore nonché responsabile della conservazione dei libri e registri contabili tenuti in formato cartaceo.
6. Il sistema di conservazione
Con l’entrata in vigore delle nuove regole tecniche di conservazione descritte nel DPCM 3.12.2013,[26] il legislatore ha posto l’obiettivo di standardizzare con regole uniformi e chiare i sistemi di conservazione allo scopo di semplificare ed agevolare i processi di interrogazione, interoperabilità e trasportabilità dei documenti archiviati.
Per fare questo, insieme al decreto, sono stati approvati anche 5 allegati (tutti oggetto di aggiornamento periodico da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale) che, nello specifico, trattano dei seguenti argomenti:
l’allegato 1 è il glossario contenente tutte le definizioni dei termini utilizzati;
l’allegato 2 indica i formati dei file che possono essere utilizzati nel sistema di conservazione;
l'allegato 3 è relativo agli standard tecnici di riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici;
l’allegato 4 descrive le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione;
l’allegato 5 è relativo ai metadati.
Rimandando il lettore alla lettura dei predetti allegati per un approfondimento degli aspetti tecnici, qui di seguito vengono descritte le caratteristiche e le figure che formano l’insieme del sistema di conservazione.
Innanzitutto le regole tecniche definiscono tre soggetti con ruoli e responsabilità ben distinte; l’art. 6 del DPCM 3.12.2013, infatti, prevede le figure del produttore, dell’utente e del Responsabile della Conservazione.
Il produttore è quella persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento[27] ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Può essere interno od esterno al sistema di conservazione.[28]
L’utente è quella persona fisica o giuridica, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse. Può essere interno od esterno al sistema di conservazione.
È quel soggetto titolato a richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti (anche da remoto).[29] Le informazioni verranno fornite dal sistema di conservazione attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva, secondo le modalità riportate e descritte nel manuale della conservazione.
Il Responsabile della Conservazione ha la “regia” di tutto il sistema di conservazione, infatti:
definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione;
ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;
può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.
L’obiettivo delle regole tecniche di conservazione de quo è quello di ben definire come debbano essere archiviati, conservati ed estratti (distribuiti) i singoli file/BIT oggetto di archiviazione, disinteressandosi di quale sistema software o hardware è utilizzato allo scopo.
Infatti, l’art. 3 del DPCM 3.12.2013 prevede che il sistema di conservazione deve assicurare “[…] la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati […]:
a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati [allegato 5 citato, n.d.a]
b) i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati […], contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione documentale”.
Il sistema di conservazione dovrà garantire per tutto il periodo di conservazione (almeno decennale) dalla presa in carico da parte del produttore e fino all’eventuale scarto, i seguenti requisiti, già in parte trattati:
autenticità;
integrità;
affidabilità;
leggibilità;[30]
reperibilità.[31]
La logica di funzionamento del sistema di conservazione prevede quindi la creazione di un pacchetto di versamento da parte del produttore che viene trasmesso al Sistema di Conservazione. Il Sistema, prendendo in carico il pacchetto, procede a verificare che il pacchetto di versamento e gli oggetti in esso contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione. Se le verifiche riscontreranno delle anomalie, il Sistema rifiuterà il pacchetto.
Superata questa prima verifica, il sistema genera un rapporto di versamento[32] contenente uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale ed una o più impronte[33] del pacchetto di versamento.
Il Sistema quindi genera il pacchetto di archiviazione[34] insieme ad una indicizzazione dello stesso – così come previsto nell’allegato 4[35] – che è firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione nel rispetto di quanto indicato nel manuale della conservazione.
Il Responsabile della Conservazione mette poi a disposizione le informazioni richieste dall’utente mediante un pacchetto di distribuzione, firmato digitalmente dal Responsabile stesso, se stabilito nel manuale.
Decorsi i termini di legge previsti per l’archiviazione, il Sistema predispone lo scarto del pacchetto di archiviazione, dandone informativa al produttore.
7. Il responsabile della conservazione
Dalla lettura sin qui condotta traspare la centralità della figura del Responsabile della Conservazione rispetto a tutto il sistema di conservazione e data l’importanza dei documenti, libri e registri contabili delle imprese da portare in conservazione, risulta quasi naturale attribuire questa mansione o al CFO interno all’impresa, se esistente, oppure al Dottore Commercialista, esperto sia in materia contabile sia legale (eventualmente già tenutario delle scritture contabili). A parte quegli aspetti di natura prettamente tecnico-informatica (e comunque ben specificati dalla norma) che possono essere eventualmente analizzati con l’ausilio di un esperto informatico, l’art. 6 comma 6 del DPCM 3.12.2013 attribuisce al Responsabile della Conservazione, sotto la propria responsabilità, la possibilità di delegare lo svolgimento del processo di conservazione – in tutto od in parte – “ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate”. Naturalmente “tale delega” deve essere “formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato”.
Nel dettaglio, queste funzioni sono elencate nell’art. 7 delle regole tecniche, le quali prevedono che il Responsabile della Conservazione:
a) definisca le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare;
b) gestisca il processo di conservazione e ne garantisca nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) generi il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) generi e sottoscriva il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettui il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicuri la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotti misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotti analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provveda alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotti le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
j) assicuri la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicuri agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provveda, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predisponga il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne curi l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Come accennato in precedenza, tutte o parte di queste mansioni possono essere delegate a terzi, ma ciò non esime il Responsabile della Conservazione dalla culpa in eligendo o dalla culpa in vigilando. L’atto di delega dovrà pertanto essere redatto in maniera dettagliata andando a regolamentare tutte le fasi del processo di conservazione e le modalità con cui verranno effettuate le comunicazioni tra le parti.
Il Responsabile della Conservazione effettuerà poi una attività periodica di audit sulla corretta applicazione da parte del delegato delle disposizioni impartite nel manuale della conservazione e sugli SLA (Service Level Agreement) da questo dichiarati.
Inoltre, ai sensi dell’art. 29 del DLgs. 30.6.2003 n. 196, il soggetto esterno a cui è affidato il sistema di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati personali; tale designazione dovrà essere fatta per iscritto. Allo scopo di limitare il più possibile le responsabilità è consigliabile compilare una check list di verifica dell’adozione, da parte del delegato, delle misure minime di sicurezza così come previste dall’allegato B del predetto decreto.
Infine, nell’eventuale contratto di outsourcing del servizio di conservazione occorrerà anche specificare che i dati trattati dovranno risiedere in datacenter situati nel territorio italiano.[36]
8. Il manuale della conservazione
Il manuale della conservazione, la cui redazione era vivamente consigliata fino al 10 aprile 2014, è stato reso obbligatorio dall’art. 8 del DPCM 3.12.2013.
È un documento operativo (in solo formato digitale) con il quale si descrivono – in modo dettagliato – i processi che vengono attuati per procedere all’archiviazione e alla conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale, fornendo la descrizione delle architetture e delle infrastrutture informatiche utilizzate nel processo.
Il manuale – la cui redazione è demandata al Responsabile della Conservazione – deve contenere i seguenti requisiti minimi:
a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
c) la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
d) la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
f) la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
g) la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione;
k) le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
9. I benefici
Passare al digitale comporta dei notevoli vantaggi sia in termini di minori costi, sia di una migliore struttura organizzativa ed efficienza dei processi, ma non solo.
Prendendo ad esempio in considerazione l’obbligo imposto dal legislatore[37] ai fornitori della Pubblica Amministrazione di trasmettere unicamente fatture in formato elettronico, la struttura del documento medesimo che è stata prevista dal regolamento attuativo è quella dell’eXtensible Markup Language (XML). Questo particolare tipo di formato del file permette una elaborazione diretta del contenuto della fattura medesima. Man mano che il sistema si svilupperà (dal 31 marzo 2015 l’obbligo è esteso a tutti gli uffici della PA destinatari di fatture elettroniche)[38] e più operatori saranno interessati a dover emettere fatture verso la PA,[39] il formato strutturato potrà diventare lo standard anche per le fatturazioni tra soggetti commerciali privati (B2B) e ciò consentirà di inserire automaticamente in contabilità sia le fatture del ciclo attivo sia quelle del ciclo passivo. In questo caso i vantaggi sono ancora più evidenti perché viene eliminato tutto il tempo impiegato per il data-entry (attività a basso valore aggiunto), passando direttamente a quello della verifica della corretta imputazione contabile e assoggettabilità IVA. In questo modo verranno a liberarsi risorse interne da poter destinare ad altre mansioni più remunerative e ad offrire servizi migliori alla clientela, fidelizzandola.
Oltre ai benefici descritti la conservazione a norma comporta molte altre opportunità di miglioramento dell’efficienza e di incremento del fatturato.
L’impresa, osservando l’obbligo dell’emissione di fatture elettroniche per forniture di beni o servizi verso la Pubblica Amministrazione, può infatti cogliere l’opportunità di rivedere i processi interni di produzione del predetto documento; gestendo la fattura in solo formato elettronico strutturato può risparmiare fino a 7,00 euro a fattura.[40] Se poi si considera di gestire elettronicamente tutto il ciclo dall’ordine al pagamento i risparmi indotti assumono valori ben più alti. Ovviamente occorrerà fare leva anche sul principio della integrazione ovvero di quell’attività volta a fare in modo che tutto il processo logico/documentale sia integrato nei processi aziendali sia interni sia verso i clienti e i fornitori, partendo dall’ordine, passando per la consegna (documento di trasporto) per arrivare alla fattura ed al successivo pagamento.
Il dato, inserito una sola volta, viene poi gestito nelle fasi di vita del ciclo attivo (ad esempio), determinando una riduzione drastica sia dei tempi nei passaggi intermedi da un reparto ad un altro, sia dei tempi autorizzatori nonché di emissione ed incasso della fattura. Errori quali la mancata emissione nei termini di un flusso RID o di una ricevuta bancaria possono determinare ritardi negli incassi, senza considerare la mancata ricezione per posta ordinaria della fattura cartacea.
Ordini, conferme d’ordine, avvisi di spedizione, documenti di trasporto, fatture, avvisi di pagamento, ricevute, ecc., verranno scambiati e visualizzati in solo formato elettronico per poi essere conservati ai sensi di legge, senza più avere armadi colmi di documentazione cartacea.
Per i Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili è possibile cogliere delle nuove opportunità di lavoro e di fidelizzazione della clientela, con attività quali quelle di:
intermediari abilitati: tranne che per i casi di società di grandi dimensioni, i restanti fornitori della P.A. sono rappresentati da aziende di piccole e piccolissime dimensioni che avranno bisogno di qualcuno che effettui il servizio di spedizione telematica della fattura elettronica per loro conto.[41] Trattasi di una attività di cui gli studi professionali sono oramai avvezzi ed in grado di fare già da subito;
consulenza organizzativa: i Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili conoscono le realtà organizzative di ogni singolo cliente e sono in grado di rispondere con immediatezza ed efficacemente alle esigenze di rimodellamento dell’organizzazione interna di questi;
analisi e rielaborazione dei flussi informativi ricevuti (in xml): ad esempio, predisponendo alla propria clientela dei prospetti di andamento economico-patrimoniale mensili/trimestrali o per flussi finanziari di periodo e prospettici;
formazione: gli studi professionali possono organizzare corsi formativi al personale interno della propria clientela al fine di spiegare le novità normative in atto, le peculiarità degli hardware e dei software da implementare, le modalità organizzative da attuare, i benefici della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva;
consulenza contrattuale: consulenza alla clientela per la redazione dei contratti con i fornitori dei servizi di conservazione sostitutiva;
responsabili della conservazione sostitutiva: in un momento particolare di congiuntura economica come quello attuale – che non ha risparmiato neppure gli studi professionali – il Dottore Commercialista può diventarne protagonista mediante l’attivazione di un sistema di conservazione sostitutiva (per sé e per conto dei propri clienti) e l’assunzione del ruolo di Responsabile della Conservazione;
redattori del manuale della conservazione: ai sensi dell’art. 8 delle nuove regole tecniche del 3.12.2013 entrate in vigore l’11.4.2014, i Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili possono proporsi quali redattori del manuale della conservazione ma non solo; possono anche fornire consulenza in materia di privacy stante il riferimento esplicito al rapporto che deve instaurarsi tra il Responsabile della Conservazione e quello della Sicurezza dei dati (art. 12 del DPCM 3.12.2013).
10. Conclusioni
Nel mese di gennaio 2013 è stato pubblicato dall’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano il “Quaderno del fare…Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva”, frutto della ricerca condotta in vari studi di Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di tutta Italia.
I risultati sono sorprendenti: la gestione della contabilità e delle dichiarazioni dei redditi, attività ad elevata intensità manuale e di consumo di carta, assorbono più del 60% del tempo impiegato in studio. L’Osservatorio ha stimato che – con il processo di conservazione (sostitutiva) a regime – per uno studio che ha un volume d’affari di circa Euro 50.000,00 e che registra 13.000 fatture, il risparmio minimo è pari al 20% del fatturato.
Come si è avuto modo di leggere nel presente elaborato, l’evoluzione tecnologico-normativa è improntata verso la digitalizzazione dei processi e dei documenti. La stessa Agenzia per l’Italia Digitale partecipa al progetto “CloudforEurope”, finanziato dalla Commissione europea nell’ambito del programma quadro per la ricerca e l’innovazione (FP7), mantenendo la leadership di progetto.
Il Governo italiano in più riprese ha dimostrato l’importanza dell’innovazione tecnologica quale motore di sviluppo per far ripartire l’economia e di come i professionisti possono, attraverso l’innovazione, supportare la Pubblica Amministrazione e le imprese.
Pensare di continuare ad utilizzare i mezzi già a disposizione e la consolidata organizzazione interna per evitare di affrontare gli stravolgimenti necessari che l’innovazione tecnologica impone, è la cosa più sbagliata che si possa fare. La decisione non è sicuramente facile ma necessaria per diventare nuovamente competitivi e per partecipare, da protagonisti, al cambiamento.
[1] DLgs. 7.3.2005 n. 82 e succ. mod.
[2] Art. 2 co. 3 del DLgs. 7.3.2005 n. 82: “Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40 , 43 e 44 del capo III, nonché al capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell’articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , e successive modificazioni”.
[3] Il DM 23.1.2004 è stato abrogato dall’art. 7 co. 2 del DM 17.6.2014, pubblicato in G.U. 26.6.2014 n. 146, a decorrere dal 27.6.2014. Le disposizioni continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del citato DM 17.6.2014.
[4] Art. 16 co. 12-bis del DL 29.11.2008 n. 185, conv. L. 28.1.2009 n. 2 e art. 6 co. 2 del DL 13.5.2011 n. 70, conv. L. 12.7.2011 n. 106.
[5] Circolare CNIPA n.11/2004; circolare Agenzia Entrate 6.12.2006 n. 36 (definizioni); risoluzione Agenzia Entrate 9.7.2007 n. 161 (imposta di bollo); risoluzione Agenzia Entrate 15.6.2009 n. 158 (memorizzazione); provv. Direttore Agenzia Entrate 25.10.2010 n. 143663 (documenti ed estensione validità temporale impronte); circolare Agenzia Entrate 29.2.2012 n. 5 (imposta di bollo); circolare Agenzia Dogane 12.11.2012 n. 16 (telematizzazione delle operazioni doganali); risoluzione Agenzia Entrate 25.3.2013 n. 19 (CMR elettronico per op. intracomunitarie); circolare Min. Economia e Finanze e Presidenza del Consiglio dei Ministri 31.3.2014 n. 1 (interpretativa in tema di FE PA); circolare Agenzia Entrate 24.6.2014 n. 18, in materia di fatturazione elettronica.
[6] Risultava necessario un adeguamento all’evoluzione tecnico-normativa avvenuta nel corso dei questi ultimi dieci anni.
[7] Art.1 lett. p) e p-bis) del DLgs. 82/2005: “documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”; “documento analogico: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
[8] Un bit è una cifra binaria, (in inglese “binary digit”) ovvero uno dei due simboli del sistema numerico binario, classicamente chiamati zero (0) e uno (1) (fonte wikipedia).
[9] Art.1 lett. v) del DLgs. 82/2005: “originali non unici: i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.
[10] DPCM 3.12.2013.
[11] Oggetto di nuova interpretazione da parte della circolare Agenzia Entrate n. 18/2014, cit.
[12] Art. 1 lett. bb) del DLgs. 82/2005: “validazione temporale: il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi”.
[13] Si intende sottoscrizione digitale.
[14] All. 2 al DPCM 3.12.2013: PDF – PDF/A – JPG – Office Open XML (OOXML) – Open Document Format – eXtensible Markup Language (XML) – TXT – Formati messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME).
[15] Obbligo di fatto semplificato rispetto alla comunicazione preventiva prevista dalla precedente normativa.
[16] Una registrazione contabile è da intendersi quale semplice versamento in banca di denaro contante piuttosto che una più complessa registrazione di apertura e chiusura dei conti che, anche se costituente molte pagine di libro giornale fanno sempre riferimento ad una unica registrazione.
[17] Marca da bollo da Euro 2,00 per operazioni esenti/non imponibili/non soggette superiori ad Euro 77,46.
[18] Art. 2215 c.c. e ss.
[19] Riferimento temporale: è l’informazione, contenente data e ora, associata ad un documento informatico. L’operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso. Ciò significa che il responsabile della conservazione deve garantire che la data e l’ora siano apposte in maniera precisa e corretta, per esempio, facendo ricorso alla sincronizzazione del sistema con cui si opera con appositi sistemi di apposizione del riferimento temporale, tramite l’utilizzo di speciali software che via internet permettono di sincronizzare – ad intervalli di pochi secondi – l’orologio del sistema di conservazione con NPT server web (Network Time Protocol www.ntp.org), in grado di certificare la data e l’ora con assoluta precisione (v. anche Istit. Naz.le di Ricerca Metrologica www.inrim.it).
[20] Termine di cui all’art.7 c.4-ter, DL 10 giugno 1994 n.357 conv. L. 4 agosto 1994 n.489.
[21] Procedimento di scansione del documento cartaceo mediante creazione di documento informatico.
[22] Art.1 lett. r) e q-bis) del DLgs. 82/2005: “firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma”; “firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”.
[23] Art. 1 lett. s) del DLgs. 82/2005: “firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
[24] Tramite scansione del documento cartaceo.
[25] Spool di stampa o “coda” di stampa è un acronimo per simultaneous peripheral operations on-line. Si riferisce allo spostamento di un’immagine dei lavori da svolgere o da trasmettere a un altro dispositivo.
[26] Titolato “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e pubblicato in G.U. 12.3.2014 n. 59 – S.O. n. 20.
[27] Definizione di pacchetto di versamento da all. 1 – Glossario: “pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione”.
[28] Ad esempio, la software house che predispone le fatture e i registri contabili dell’impresa da porre in conservazione.
[29] Ad esempio, la Guardia di Finanza che deve procedere ad ispezioni e controlli sui libri e documenti contabili posti in conservazione digitale oppure l’impresa stessa che deve prendere visione di un registro IVA, ecc.
[30] Definizioni da all. 1 – Glossario: “autenticità: caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico; integrità: insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato; affidabilità: caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico; leggibilità: insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti”.
[31] Reperibilità: la capacità del sistema di conservazione di mettere a disposizione dell’utente i documenti informatici che ha richiesto tutti i giorni, 24 ore su 24.
[32] Definizioni da all. 1 – Glossario: il rapporto di versamento è quel “documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore”.
[33] Definizioni da all. 1 – Glossario: impronta: “la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash; Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti; evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica”.
[34] Definizioni da all. 1 – Glossario: pacchetto di archiviazione: “pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione; pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta”.
[35] Indice del pacchetto di archiviazione: “è l’evidenza informatica associata ad ogni Pacchetto di Archiviazione, contenente un insieme di informazioni articolate come descritto nel seguito. Deve essere corredato da un riferimento temporale e dalla firma digitale o firma elettronica qualificata del soggetto che interviene nel processo di produzione del pacchetto di archiviazione. La struttura fa riferimento allo standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (UNI 11386:2010)”.
[36] Solo nel caso di conservazione delle fatture elettroniche la normativa tributaria prevede la possibilità di trasferire all’estero tali documenti ma solamente se con tale Paese esistono strumenti giuridici che disciplinano la reciproca assistenza (rif. circolare Agenzia Entrate 19.10.2005 n. 45).
[37] Art.1 co. da 209 a 214 della L. 244/2007.
[38] Circa 21.000.
[39] Circa 2 milioni di fornitori.
[40] “Quaderno del fare…Fatturazione elettronica verso la PA”, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management Politecnico di Milano, maggio 2013.
[41] Dal 6.6.2014, ad esempio, l’idraulico che corre a riparare una perdita d’acqua ad una scuola statale se vorrà vedere onorate le proprie prestazioni, dovrà inviare una fattura in formato xml, l’avvocato che effettua gratuito patrocinio dovrà emettere parcella al Tribunale/Corte d’appello in formato xml e così il carrozziere che ripara le auto dei Carabinieri, ecc.
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