Il documento informatico e le nuove strategie aziendali

L’introduzione del documento informatico nei processi lavorativi è il segno evidente che abbiamo iniziato il percorso verso una nuova era digitale, caratterizzata da nuove professionalità e dall’utilizzo strumenti informatici.

Alla fine di questo percorso, quindi, ci lasceremo alle spalle il vecchio inchiostro,ridurremo sempre di più la carta, con la conseguente diminuzione dei costi di gestione e di archiviazione ed un aumento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi lavorativi.

Tuttavia, il cammino verso il digitale è ancora lungo e pieno di ostacoli derivanti principalmente dalla c.d. “cultura della resistenza al cambiamento”, cioè, la paura e l’incapacità di confrontarsi con tutto ciò che il cambiamento comporta. Tale resistenza trae origine proprio dalla mancanza di fiducia nelle nuove opportunità digitali e dall’assenza di professionalità e formazione necessari per conoscere, controllare e gestire gli strumenti informatici.

Cultura digitale e tecnologia sono, quindi, gli strumenti necessari per continuare a percorrere con consapevolezza e professionalità, il cammino digitale iniziato da qualche anno con un ritmo molto lento, ma che ultimamente sta subendo una certa accelerazione.

Sia il legislatore Europeo che quello Italiano hanno promosso da diversi anni l’utilizzo degli strumenti informatici delineando un quadro normativo ormai ben definito, che pone il documento informatico al centro di ogni processo di digitalizzazione. Non si può, infatti, avere una vera digitalizzazione dei rapporti con la P.A e tra i privati senza che la formazione, trasmissione e conservazione dei documenti sia realizzata interamente in forma digitale e nel rispetto di quanto disposto dalla normativa.

Il legislatore Italiano, con la pubblicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale,ha definito per la prima volta il termine documento informatico, distinguendolo dal documento analogico che è definito come “la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” ed ha equiparando il valore giuridico e probatorio a quello analogico.

Dal punto di vista giuridico, l’utilizzo del documento informatico comporta inevitabilmente un nuovo modo di approcciare l’organizzazione e la gestione dei processi lavorativi e la necessità di utilizzare strumenti informatici che permettano di gestire tutte le fasi di vita del documento informatico.

La diversa natura fisica dei due tipi di documento, infatti, determina inevitabilmente un modo diverso di garantire la certezza dell’autenticità, dell’integrità e della paternità del contenuto in esso rappresentato. Certezze a cui il nostro ordinamento ricollega la produzione degli effetti giuridici e probatori.

Il passaggio dal cartaceo al digitale comporta il venire meno di quelle che fino ad oggi sono state le nostre sicurezze e certezze rappresentate dalla materialità del supporto ( quasi sempre la carta) e dalla sottoscrizione autografa dell’autore del documento.

Le criticità legate alla natura immateriale del documento informatico hanno portato il legislatore a subordinare la produzione degli effetti giuridici e probatori all’utilizzo di specifici strumenti informatici che permettono al documento informatico di poter garantire le certezze richieste dall’ordinamento giuridico.

Quindi, nel caso di documento informatico i requisiti di immodificabilità e integrità sono determinati da operazioni quali:

1 – la sottoscrizione con firma digitale, ovvero con firma elettronica qualificata;

2 – l’apposizione di una validazione temporale;

3 – il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;

4 – la conservazione dei documenti informatici nel rispetto di quanto stabilito dalle regole tecniche.

Il cammino verso il digitale, dunque, dovrà essere accompagnato dagli strumenti informatici di validazione, dal rispetto di standard e procedure necessarie per formare gestire e conservare il workflow del documento informatico.

Pertanto, tutti i vantaggi legati al digitale potranno essere realizzati solo attraverso l’utilizzo consapevole e competente di detti strumenti di validazione e tramite la riorganizzazione dei processi lavorativi sulla base delle caratteristiche del documento informatico.